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OFFBOARDING : LA CLÉ D'UNE TRANSITION RÉUSSIE POUR LES EMPLOYÉS ET L'ENTREPRISE
Avez-vous déjà entendu parler du terme “Offboarding” ? En effet, il s’agit d’un processus tout aussi important que l’Onboarding dans la gestion des ressources humaines. Cela consiste à gérer la sortie d’un employé d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un départ volontaire ou non. Bien que souvent négligé, l’Offboarding peut avoir un impact significatif sur la culture et la productivité de l’entreprise, ainsi que sur la satisfaction et la fidélité des employés.
SUCCESS STORHY vous partage plusieurs conseils pour mettre en place un Offboarding efficace !
Sommaire
👉🏻 Prenez de l’avance dans votre Offboarding
👉🏻 Soyez à l’écoute de votre employé sortant
👉🏻 Mettez en place un processus de transfert des connaissances
👉🏻 Accompagnez votre employé dans son départ
👉🏻 Évaluez votre processus d’Offboarding
1 - Prenez de l'avance dans votre Offboarding
Afin que votre processus d’Offboarding soit efficace, il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour planifier et mettre en place certaines actions.
Cela peut inclure :
- La documentation des responsabilités et des tâches à effectuer
- La planification de réunions pour discuter du départ et du transfert des connaissances
- La préparation des documents nécessaires pour la fin du contrat (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation pôle emploi…)
En effet, l’Offboarding doit être pris en compte dès la définition du besoin du recrutement. Celui-ci peut parfois partir soudainement de l’entreprise : il faut donc s’y préparer au mieux.
2 - Soyez à l'écoute de votre employé sortant
Dans le but de vous assurer qu’il n’y ait pas de malentendus et de “non-dits”, il est important de maintenir une communication ouverte et transparente avec l’employé tout au long du processus d’Offboarding. Ainsi, il vous faut écouter attentivement ses préoccupations et répondre à ses questions de manière claire et professionnelle.
Afin d’être dans une stratégie de performance, il peut être intéressant de lui demander un retour sur son expérience au sein de l’entreprise afin de connaître les axes d’amélioration potentielles à appliquer à l’avenir.
Il est également possible de l’interroger sur les raisons de son départ et ses projets futurs. Cependant, il faut rester confidentiel et ne pas divulguer certaines informations avec le reste de l’équipe. Il est important de faire une réunion pour prévenir les membres de l’équipe du souhait de départ du salarié, si celui-ci donne son accord. Cela peut réduire d’autres éventuels départs.
Enfin, il est essentiel de dédramatiser la situation ! Pour certains, il est difficile d’annoncer leur décision de départ par peur de représailles. Pour éviter cette situation, vous pouvez féliciter l’employé pour son nouveau poste ou encore le remercier pour le temps consacré au sein de l’entreprise. De plus, le départ d’un salarié peut être décelé par l’analyse de certains indicateurs comme le taux d’absentéisme, la performance (si les sont objectifs atteints ou non) ou encore l’écoute active sur ses doutes et inquiétudes.
3 - Mettez en place un processus de transfert des connaissances
Pour vous assurer que les connaissances et les compétences de l’employé partant soient transférées de manière efficace à l’équipe, il y a plusieurs informations à collecter :
- Les mots de passe des outils et des appareils
- Les différents comptes d’accès
- Les différents comptes clients
- Les projets en cours et leur état d’avancée
De plus, il est également intéressant de penser à inclure des formations, des sessions de mentorat ou encore des transferts de responsabilités planifiés.
Enfin, pensez à bien hiérarchiser les tâches restantes selon leur priorité. Cela permettra d’anticiper et d’éviter une surcharge de travail pour le reste de l’équipe.
4 - Accompagnez votre employé dans son départ
Afin de faciliter le départ de l’employé sortant, pensez à lui offrir des références objectives pour l’aider dans sa prochaine étape de carrière. Cela peut se faire sous forme de recommandations numériques comme sur LinkedIn, mais aussi via des lettres de recommandations à rédiger pour accompagner sa candidature.
Le petit + : Organisez un pot de départ pour lui permettre de faire ses adieux à toute l’équipe et de se retrouver une dernière fois tous ensemble.
Le saviez-vous ? Afin d’accompagner vos salariés vers un nouveau départ et l’aider à rebondir, nous vous proposons notre solution d’Outplacement. Découvrez plus en détails en quoi elle consiste !
5 - Évaluez votre processus d'Offboarding
Ainsi, après chaque processus d’Offboarding, il est intéressant d’évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cela vous permettra de rendre votre processus d’Offboarding le plus efficace possible et maximiser les avantages pour les employés et l’entreprise. Ces informations peuvent donc être collectées lors d’une entrevue de sortie avec le collaborateur sortant. Il est intéressant de lui poser des questions ouvertes pour lui permettre de s’exprimer librement.
BONUS : Restez en contact avec l’employé sortant après l’Offboarding pour que la relation puisse se poursuivre favorablement ! Cela vous permettra également de suivre sa carrière, le féliciter et l’inviter à des événements de votre entreprise.
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