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Onboarding : Comment bien intégrer ses collaborateurs ?
Avez-vous déjà entendu parler du terme “Onboarding” ? En effet, il s’agit d’un moment-clé dans la vie d’un collaborateur dans une nouvelle entreprise. C’est l’ensemble des actions qui vont lui permettre de prendre ses marques aisément.
Le saviez-vous ? Selon une étude, un nouveau collaborateur qui bénéficie d’un Onboarding a environ 58% de chances de plus de rester au sein de l’entreprise et de ne pas démissionner. Vous allez accueillir un ou plusieurs collaborateurs dans votre entreprise prochainement ? Plusieurs “bonnes pratiques” sont indispensables pour s’assurer de la bonne intégration de votre nouvelle recrue.
SUCCESS STORHY vous partage plusieurs conseils pour mettre en place un Onboarding efficace et bien intégrer vos collaborateurs dans votre entreprise !
Sommaire
👉🏻 Qu’est-ce que l’Onboarding ?
👉🏻 Quels sont les enjeux de l’Onboarding ?
👉🏻 Comment réussir un Onboarding ?
Qu'est-ce que l'Onboarding ?
L’Onboarding, ou tout simplement “l’embarquement” en français, représente toutes les actions qui vont être mises en place pour s’assurer de la bonne intégration du nouveau collaborateur.
En effet, il faut faire en sorte de faciliter son arrivée et dans de bonnes conditions pour lui permettre de créer rapidement des liens avec les autres membres de l’équipe. Cela lui permettra également de se familiariser avec son nouvel environnement de travail.
Quels sont les enjeux de l'Onboarding ?
Le but premier de l’Onboarding réside dans le fait de permettre à la nouvelle recrue de trouver sa place rapidement et facilement. Lorsque l’on arrive dans une nouvelle entreprise, chacun souhaite être bien accueilli et se sentir bien.
C’est pour cela qu’il faut mettre en place un processus d’Onboarding dans son entreprise. Il permettra également au nouveau collaborateur de bien s’entendre avec l’équipe et ainsi d’assurer une bonne cohésion avec les autres. Plus vite il sera bien intégré, plus vite il sera productif et efficace dans son poste.
Le saviez-vous ? Un collaborateur engagé est un salarié 43% plus productif. Cependant, beaucoup d’entreprises pensent que la période d’Onboarding touche à sa fin au bout d’un mois, alors que celle-ci peut durer jusqu’à 1 an !
Ainsi, un bon Onboarding est garant d’un investissement sur le long terme qui est efficace. Effectivement, lors du processus de recrutement, il y a à la fois des coûts liés au recrutement mais aussi des coûts liés à son adaptation.
Comment réussir un bon Onboarding ?
1 - Préparer son poste de travail
Dans un premier temps, il faut s’assurer en amont que le poste de travail de la nouvelle recrue soit prêt. Petit rappel : lorsqu’un collaborateur arrive dans une entreprise, celui-ci doit être bien intégré et se sentir à l’aise.
- Le matériel informatique : Assurez-vous qu’il dispose d’un ordinateur. Est-ce qu’il souhaite ramener son ordinateur personnel ou préfère-t-il utiliser un ordinateur professionnel ?
- Les outils : Préparez son adresse e-mail, sa ligne téléphonique ainsi que sa signature électronique. Ouvrez lui des comptes sur les outils en ligne à utiliser. Dans certains bâtiments, il est essentiel de penser en amont à lui créer un badge d’accès ou un jeu de clés. Tous ces éléments lui permettront d’être autonome le jour J de son arrivée.
- Un Welcome Pack : Pourquoi ne pas lui préparer un Welcome Pack ? Il s’agit d’un kit de bienvenue à lui offrir lors de son premier jour. Il peut varier selon les secteurs d’activités et la taille des entreprises. Il est généralement constitué de goodies comme des stylos publicitaires, un sac, une clé USB, un mug, des stickers…
- Détails administratifs : En plus des goodies, il peut être pertinent de joindre dans le Welcome Pack des documents essentiels comme les informations pratiques sur l’entreprise (les horaires de travail, le règlement, le code WIFI, l’organigramme de l’équipe…) Pour plus de détails, rendez-vous au point 3 de cet article !
- Décorer les locaux : Vous avez un peu de temps ? Petit bonus : pourquoi ne pas décorer le bureau de votre nouvelle recrue ? Quelques ballons, un petit mot de bienvenue, une bannière gonflable “W-E-L-C-O-M-E”… Libre à vous de choisir comment le décorer !
2 - Annoncer l'arrivée du nouveau collaborateur
Toujours en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur, il ne faut pas oublier de maintenir la communication avec celui-ci entre le moment de la confirmation du recrutement et son arrivée. En effet, il ne faut pas que la nouvelle recrue se sente oubliée. Ainsi, plusieurs actions peuvent être mises en place comme : l’envoi d’emails d’information sur l’actualité de l’entreprise, des invitations à s’abonner aux réseaux sociaux de l’entreprise…
De plus, il faut également penser à la communication avec l’ensemble de l’équipe. Cela évitera des malentendus lors du jour J et permettra aux collaborateurs de bien assimiler la transition entre le départ d’un collaborateur et l’arrivée d’un nouveau collaborateur (dans le cas d’un remplacement de poste). Une bonne communication interne permettra également d’éviter une gêne lors de l’arrivée de la nouvelle recrue et ainsi de contribuer à sa bonne intégration et générer une bonne impression sur l’entreprise.
Enfin, il ne faut pas oublier les prestataires externes du service avec qui la personne sera amenée à être en relation au quotidien pour qu’ils soient au courant du changement de l’interlocuteur avec qui ils avaient pour habitude d’échanger dans l’entreprise.
3 - Établir un programme d'intégration
Lors de l’arrivée de la nouvelle recrue, il peut être intéressant d’établir un programme d’intégration pour faciliter son adaptation et organiser sa première journée :
- Organiser un petit-déjeuner : Imaginez que vous arrivez dans votre nouvelle entreprise et que l’on vous accueille à bras ouverts avec de bons petits pains aux chocolats et des croissants ? Il s’agira d’un bon moyen pour présenter l’équipe d’une manière plus conviviale.
- Visite des locaux : Une fois l’équipe présentée, vous pouvez emmener votre nouvelle recrue faire un tour de vos locaux pour lui permettre de prendre ses marques et de comprendre à quel service chaque personne est reliée et où elle se situe dans le bâtiment.
- Présentation de l’entreprise : Étape primordiale, la présentation de l’entreprise dans les détails permettra à la nouvelle recrue de comprendre son histoire, savoir quand elle a été créée, les différents postes de l’entreprise ou encore l’organigramme et ses valeurs.
- Team Building : Pourquoi ne pas organiser une journée Team Building pour l’arrivée d’un ou plusieurs collaborateurs ? Cela permettra de créer plus rapidement des liens avec les autres membres et de renforcer la cohésion d’équipe.
- Livret d’accueil : Pour faciliter la compréhension de l’activité de l’entreprise et son fonctionnement, il peut être intéressant de lui remettre un livret d’accueil avec le règlement, les horaires de travail, la convention collective… Cela peut se faire sous forme d’un document papier, numérique ou bien sous forme d’un PowerPoint à présenter.
- Les rendez-vous/réunions : Enfin, il est pertinent de faire en sorte que la nouvelle recrue se sente directement impliquée dans la dynamique de l’entreprise. Comme par exemple, en l’impliquant dans les réunions, ou encore en lui proposant de faire un débrief de la journée sur son ressenti.
Le saviez-vous ? SUCCESS STORHY à créé une template pour vous permettre de créer votre propre livret d’accueil sous forme d’un PowerPoint. Il est accessible juste ici gratuitement !
4 - Planifier des rendez-vous de suivi
Une fois la nouvelle recrue accueillie, il est important de planifier des rendez-vous pour s’assurer de sa bonne intégration, de rectifier les incompréhensions ou encore de répondre à ses doutes/questions.
En effet, il peut être intéressant suite à l’arrivée du nouveau collaborateur de lui demander de créer un rapport d’étonnement. Il s’agit de rédiger un document sur son impression lors de ses premières semaines dans l’entreprise : par rapport à l’équipe, au matériel, aux missions…
De plus, de manière générale, il faut s’assurer d’être toujours disponible et à l’écoute pour le nouvel arrivant. En plus d’un nouvel environnement et de nouveaux collègues, il faut que celui-ci se sente à l’aide.
Par la suite, mettre en place des rendez-vous de suivi hebdomadaires vous permettra également de connaître les points forts et les axes d’amélioration de l’entreprise. Cependant, le but principal de ces rendez-vous est surtout d’éviter un départ prématuré et donc un échec du recrutement.
5 - Attribuer un référent
Suite à son arrivée, la nouvelle recrue peut bénéficier d’un référent. Celui-ci lui permettra de remonter ses inquiétudes et ses incompréhensions directement à une personne et ainsi se sentir écoutée.
Concernant le choix du référent, il s’agit généralement de quelqu’un de plus expérimenté sur un poste similaire que le nouvel arrivant. Il s’agit d’un salarié volontaire qui permettra de valoriser l’intégration sociale de l’entreprise.
Le référent a également comme objectif de transmettre les informations pratiques sur l’entreprise, les adresses à proximité où se restaurer, les transports en communs, rappeler les réglementations… D’être finalement le premier repère du nouveau collaborateur dans l’entreprise.
Ainsi, il se charge de la sociabilisation du salarié et le référent devient son entremetteur avec les autres salariés de l’entreprise en les présentant et en instaurant une communication avec eux.